Как правильно оформлять документально деятельность парка?

Для устранения налоговых рисков парку необходимо вплотную заняться правильным документальным оформлением бизнес-процесса. Парк должен оформлять следующие документы:

• Правильный договор с водителем;

• Отчет агента (согласно ст. 1008 ГК РФ агент обязан предоставлять принципалу отчет агента);

• Кассовые чеки (согласно Федерального закона от 22.05.2003 No 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» при расчетах с физлицами, в том числе с самозанятыми нужно оформлять кассовый чек (письмо ФНС NoАБ-3-20/5322@

от 20.07.2020 года))

Вопрос оформления отчетов агента и кассовых чеков возник не сейчас, эта обязанность была всегда, так как отношения водителя и парка всегда были агентскими, и закон о применении ККТ действует с 2003 года. Заметим, что нам уже 9 лет удается доказать налоговой, что партнер Агрегатора — это именно агент водителя. Это подтверждается успешно завершенными камеральными проверками, которые мы проходили с нашими клиентами более 1500 раз. При этом у наших клиентов нет ни одного доначисления налогов и ни разу не было допущено назначения выездной проверки.

Мы предполагаем, что раньше, на фоне серьезной проблемы с доказыванием статуса агента, Инспекцией просто не поднимался вопрос применения ККТ и составления отчетов агента. В редких случаях Инспекция запрашивала отчеты агента и у клиентов PayTaxi возможность их предоставить в распоряжении Инспекции есть уже давно.

Отчеты агента

Агент имеет право учитывать в доходах сумму своего агентского вознаграждения (комиссия парка) только в том случае, если агент выполнил агентское поручение, то есть перечислил водителю причитающиеся ему денежные средства

Существенным условием договора поручения является обязанность агента без промедления передать все полученное по сделкам, совершенным во исполнение поручения, принципалу (водителю/курьеру), на это указывает, например Арбитражный суд СЗО в Постановлении по делу No А03-9278/2018 от 27.06.2019.

Отсутствие отчетов агента приведет к тому, что инспектор будет сомневаться, выполнил ли агент поручение в полном объеме, все ли причитающиеся принципалу деньги переведены водителю, правильно ли отражены доходы от деятельности агента. Это может привести к тому, что инспектор самостоятельно начнет выяснять эти вопросы доступными ему способами. И даже если вы все сделали правильно, может возникнуть ситуация, когда вам придется доказывать свою правоту, предоставлять дополнительные данные, выгрузки, расчеты.

И наоборот, наличие отчетов агента сможет убедить инспектора в добросовестности агента, в том, что агентское поручение исполнено, все деньги перечислены принципалу, агентское вознаграждение исчислено верно, полностью отражено в доходах.

Кассовые чеки

С точки зрения бизнеса, кассовый чек не нужен ни парку, ни водителю, несколько лет жили без них. А в целях фиксации дохода парка кассовый чек необходим.

Сейчас мы в ответ на требование налоговой для подтверждения суммы комиссии парка предоставляем данные из личного кабинета партнера: скрин-шот сводного отчета, выгрузки из диспетчерской. ИФНС раньше принимала эти данные, по какой-то причине «закрывала глаза» на неприменение ККТ.

при оформлении кассового чека решаются 2 задачи:
1. Оформляются отношения между продавцом и покупателем

2. Фиксируется доход продавца

Контроль за применением ККТ будет усилен. Об этом свидетельствует недавно вышедшее письмо ФНС России от 11.04.2024 N Д-5- 20/55@ "Об организации и проведении контрольных мероприятий за применением контрольно-кассовой техники в 2024 году". Письмо очень большое, кратко – контроль за применением ККТ будет усилен.

Обращаем внимание, что ответственность за неприменение ККТ большая, разнообразная и сложная в понимании. Вот основные суммы штрафов:
1. За неприменение ККТ в установленных законодательством РФ случаях - наложение штрафа (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
на должностных лиц (ИП) - в размере от 25% до 50% суммы расчета без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;

на организацию - в размере от 75% до 100% суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 000 руб.
2. За повторное нарушение (неприменение ККТ), если сумма расчетов без применения ККТ составила в том числе в совокупности 1 000 000 руб. и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ):
дисквалификацию должностных лиц на срок от одного года до двух лет;
административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Не стоит ставить свой бизнес под угрозу штрафов и приостановки деятельности, тем более что у сервиса PayTaxi уже есть решение по автоматизации процесса оформления кассовых чеков на комиссию парка комиссию с выплат, аренду авто.

В какой момент оформлять кассовые чеки?

В какой момент оформлять чек? Мы знаем, что иногда паркам предлагается простое решение, оформлять чек раз в месяц отдельно по каждому водителю. Но это неверно и никаким образом не устраняет риски за нарушения при применении ККТ.

Если вознаграждение удерживается из поступивших в пользу принципала денежных средств, то доходы признаются на дату фактического поступления денежных средств от покупателя (в нашем случае от Агрегатора) (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 ноября 2012 г. No 03-11-06/2/140. То есть при поступлении на расчетный счет денег от Агрегатора нужно пробивать чеки на сумму комиссии.

Кассовые чеки нужно оформлять также на стоимость сдаваемых в аренду автомобилей и на комиссию за выплаты. В сервисе PayTaxi эта возможность также автоматизирована, даже если у вас выплаты напрямую через Яндекс.Про — мы можем фискализировать эту комиссию тоже.

Именно таким образом формируются кассовые чеки у пользователей сервиса PayTaxi. При поступлении денежных средств от Агрегатора автоматически формируются чеки по заказам, которые входят в период выплаты. Такой подход полностью соответствует НК РФ и Федеральному закону о применении ККТ.

Кроме того, есть возможность вносить оплату за аренду автомобиля прямо из водительского приложения PayTaxi.

И конечно, чтобы использовать наш функционал не обязательно переходить на выплаты через PayTaxi — вы можете продолжать пользоваться вашей системой выплат.

Договор с водителем

Возвращаясь к вопросу документального оформления деятельности парка в новых условиях, кратко хотелось остановиться на договоре с водителем. В последние месяцы очень много внимания уделяется теме нового договора, что нам кажется неоправданным. На наш взгляд, если у вас уже была рабочая форма договора с водителем, то новая форма договора для работы с ПСМЗ не требует никаких суперсложных изменений, многочисленных обсуждений, вебинаров, оплаты услуг юристов.

Договор, как и любой документ, должен вас защищать и отражать фактические взаимоотношения сторон. Исходя из такого подхода мы постоянно актуализируем нашу типовую форму договора.

Наш договор является комбинированным договором оказания услуг технической поддержки и агентского поручения на перечисление денежных средств.

Наша типовая форма договора множество раз предоставлялась клиентами PayTaxi в налоговые органы, как мы уже упоминали, ни одного доначисления налогов у клиентов PayTaxi нет.

Таким образом, у клиентов сервиса PayTaxi процессы настроены правильно и уже реализован весь необходимый для правильного ведения бизнеса документооборот.

Если вы еще не используете возможности PayTaxi, которые защитят Ваш бизнес, рекомендуем срочно это сделать.